Die Personalakte enthält alle wichtigen Informationen über ein Arbeitsverhältnis – von Bewerbungsunterlagen bis zu Beurteilungen oder Abmahnungen. Arbeitnehmer haben klare Rechte auf Einsicht, Korrektur und Datenschutz. In diesem Beitrag erfahren Sie, was in der Personalakte stehen darf, wer sie einsehen kann und wie Sie falsche Einträge entfernen lassen.
Inhalt
Was eine Personalakte ist
Eine Personalakte ist die vom Arbeitgeber geführte Sammlung aller Dokumente, die das Arbeitsverhältnis eines Beschäftigten betreffen. Sie dient dazu, Personalentscheidungen nachvollziehbar zu machen und die arbeitsrechtlichen Beziehungen zu dokumentieren.
Es gibt keine gesetzliche Definition der Personalakte, sie wird aber in der Rechtsprechung und im Datenschutzrecht als jede Sammlung von Daten verstanden, die in einem individuellen Bezug zum Arbeitnehmer stehen.
Typische Inhalte sind:
- Bewerbungsunterlagen, Lebenslauf und Zeugnisse,
- Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen,
- Beurteilungen, Zielvereinbarungen und Feedbackgespräche,
- Lohn- und Gehaltsdaten,
- Urlaubs- und Krankheitsstatistiken,
- Abmahnungen und sonstige disziplinarische Maßnahmen,
- Korrespondenz im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis,
- Unterlagen zur Beendigung, etwa Aufhebungsvertrag oder Zeugnis.
Eine Personalakte kann in Papierform oder digital geführt werden. Bei elektronischen Systemen gelten die gleichen datenschutzrechtlichen Anforderungen wie bei Papierakten.
Rechtliche Grundlagen und Datenschutz
Die Führung einer Personalakte ist grundsätzlich zulässig, muss aber die Rechte des Arbeitnehmers auf Datenschutz und informationelle Selbstbestimmung wahren.
Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen sind:
- § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): regelt das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers,
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): regeln, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden dürfen,
- § 26 BDSG: erlaubt die Datenverarbeitung, wenn sie für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist.
Das bedeutet: Der Arbeitgeber darf nur solche Daten speichern, die unmittelbar mit dem Arbeitsverhältnis zu tun haben und für Personalentscheidungen relevant sind. Private oder nicht arbeitsbezogene Informationen gehören nicht in die Personalakte.
Beispiel: Gesundheitsdaten dürfen nur gespeichert werden, wenn sie für die Tätigkeit notwendig sind (z. B. ärztliche Bescheinigungen zur Arbeitsunfähigkeit). Angaben zu Hobbys, Familienstand oder politischen Ansichten sind unzulässig.
Auch digitale Personalakten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen – etwa Personalverantwortliche – Zugriff haben.
Einsichtsrecht des Arbeitnehmers
Jeder Arbeitnehmer hat nach § 83 Abs. 1 BetrVG ein Recht auf Einsicht in seine Personalakte. Dieses Recht gilt unabhängig davon, ob ein Betriebsrat besteht oder nicht.
Der Arbeitnehmer kann die Einsicht jederzeit während der Arbeitszeit verlangen. Der Arbeitgeber muss die Einsicht zeitnah und vollständig gewähren. Auf Wunsch kann der Arbeitnehmer ein Mitglied des Betriebsrats oder einen Bevollmächtigten (z. B. Anwalt) hinzuziehen.
Das Einsichtsrecht umfasst:
- alle Dokumente, die in der Personalakte enthalten sind,
- auch elektronische Daten, die in einem Personalinformationssystem gespeichert sind,
- und das Recht, sich Abschriften oder Kopien anzufertigen.
Wichtig: Der Arbeitnehmer darf keine Originale mitnehmen, aber er hat Anspruch auf eine vollständige Kopie, insbesondere wenn Einträge bestritten oder überprüft werden sollen.
Wenn der Arbeitgeber die Einsicht verweigert, kann der Arbeitnehmer das Recht gerichtlich durchsetzen – notfalls über eine Leistungsklage beim Arbeitsgericht.
Recht auf Gegendarstellung und Korrektur
Fehlerhafte oder unzutreffende Einträge in der Personalakte können erhebliche Folgen haben – etwa bei Beförderungen, Versetzungen oder Kündigungen. Arbeitnehmer haben daher das Recht, solche Einträge berichtigen oder löschen zu lassen.
Nach § 83 Abs. 2 BetrVG kann der Arbeitnehmer verlangen, dass eine eigene Stellungnahme (Gegendarstellung) zur Personalakte genommen wird. Diese muss der Arbeitgeber unverändert und dauerhaft zu dem entsprechenden Vorgang abheften.
Beispiel: Wird eine Abmahnung als ungerechtfertigt empfunden, kann der Arbeitnehmer eine Gegendarstellung schreiben. Diese bleibt in der Akte und muss bei künftigen Personalentscheidungen berücksichtigt werden.
Darüber hinaus besteht nach der DSGVO (Art. 16, 17) ein Anspruch auf Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten, wenn sie unrichtig, unvollständig oder nicht mehr erforderlich sind.
Wird der Antrag auf Löschung oder Korrektur abgelehnt, kann der Arbeitnehmer sich an den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens oder an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
Abmahnungen und negative Einträge
Abmahnungen gehören zu den häufigsten Streitpunkten in Personalakten. Grundsätzlich dürfen sie aufgenommen werden, sofern sie formell und inhaltlich korrekt sind.
Eine Abmahnung muss:
- das beanstandete Verhalten konkret beschreiben,
- die Vertragsverletzung deutlich machen und
- eine Warnfunktion enthalten (Hinweis auf mögliche Kündigung).
Ist die Abmahnung unwahr, unbestimmt oder unverhältnismäßig, kann der Arbeitnehmer ihre Entfernung aus der Personalakte verlangen.
Dies geschieht in der Regel im Rahmen einer Entfernungsklage beim Arbeitsgericht. Wird dem Antrag stattgegeben, muss der Arbeitgeber den Eintrag löschen.
Auch Ermahnungen, Vermerke über Krankmeldungen oder Notizen über Gespräche dürfen nur in der Akte bleiben, wenn sie sachlich richtig und für das Arbeitsverhältnis relevant sind.
Datenschutz und elektronische Personalakten
Immer mehr Arbeitgeber führen digitale Personalakten. Dabei gelten die gleichen Rechte und Pflichten wie bei Papierakten – ergänzt um die Anforderungen der DSGVO an Datensicherheit.
Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass:
- nur autorisierte Personen Zugriff haben,
- Änderungen dokumentiert werden (Protokollierungspflicht),
- Daten regelmäßig auf Richtigkeit überprüft werden,
- und keine unbefugte Weitergabe erfolgt.
Arbeitnehmer haben auch bei elektronischen Akten Anspruch auf transparente Information über die gespeicherten Daten und deren Zweck.
Wenn ein Unternehmen externe Anbieter oder Cloud-Lösungen nutzt, muss es mit diesen Datenschutzvereinbarungen nach Art. 28 DSGVO abschließen. Fehlt eine solche Vereinbarung, ist die Datenverarbeitung unzulässig.
Aufbewahrungsfristen und Löschung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses darf der Arbeitgeber die Personalakte nur so lange aufbewahren, wie es gesetzlich erforderlich ist.
Pflicht zur Aufbewahrung besteht etwa für:
- Lohn- und Gehaltsunterlagen (6 Jahre nach § 147 AO),
- steuerlich relevante Dokumente (10 Jahre nach § 257 HGB),
- Nachweise zur betrieblichen Altersversorgung oder Sozialversicherung.
Andere Dokumente, etwa Abmahnungen oder Beurteilungen, müssen gelöscht werden, sobald sie für keine rechtlichen Zwecke mehr benötigt werden.
Der Arbeitnehmer hat nach Art. 17 DSGVO das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) seiner Daten, sobald deren Speicherung nicht mehr erforderlich ist.
Mitbestimmung des Betriebsrats
Der Betriebsrat hat bei der Einführung und Führung von Personalakten ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn diese elektronisch geführt werden.
Er kann verlangen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten transparent gestaltet wird und die Zugriffsrechte klar geregelt sind.
Darüber hinaus kann der Betriebsrat Arbeitnehmer unterstützen, die Einsicht in ihre Akte verlangen oder falsche Einträge korrigieren wollen. Auf Wunsch kann ein Betriebsratsmitglied den Arbeitnehmer zur Einsicht begleiten.
In Betrieben mit Schwerbehindertenvertretung ist diese ebenfalls einzubeziehen, wenn die Personalakte besondere Daten über die Schwerbehinderung enthält (§ 178 SGB IX).
Zusammenfassung
Die Personalakte ist ein wichtiges, aber sensibles Instrument im Arbeitsverhältnis. Sie darf nur arbeitsrelevante Daten enthalten, die richtig, vollständig und aktuell sind. Arbeitnehmer haben umfassende Rechte auf Einsicht, Gegendarstellung, Korrektur und Löschung unzulässiger Einträge. Datenschutz und Mitbestimmung spielen dabei eine zentrale Rolle.
Fazit
Arbeitnehmer sollten regelmäßig Einsicht in ihre Personalakte nehmen, um unrichtige oder veraltete Einträge zu erkennen und korrigieren zu lassen. Arbeitgeber wiederum müssen Transparenz und Datenschutz gewährleisten. Bei Streit über Abmahnungen, negative Vermerke oder verweigerte Einsicht hilft eine rechtliche Prüfung, Ansprüche konsequent durchzusetzen.
Das können wir für Sie tun
Unsere Kanzlei berät und vertritt Arbeitnehmer und Betriebsräte bundesweit in allen Fragen des Arbeitsrechts. Wir prüfen Abfindungsangebote, verhandeln mit Arbeitgebern und unterstützen Sie dabei, Ihre Ansprüche durchzusetzen. Wenn nötig, vertreten wir Ihre Interessen vor dem Arbeitsgericht und sorgen dafür, dass Sie Ihre Rechte kennen und nutzen können.
Egal ob Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Sonstiges im Arbeitsrecht – wir stehen Ihnen mit unserer Erfahrung und rechtlichen Kompetenz zur Seite. Kontaktieren Sie uns, bevor Sie etwas unterschreiben, und sichern Sie sich eine fundierte Einschätzung Ihrer Lage. In Ihrer konkreten Situation sollten Sie immer rechtlichen Rat bei einem Anwalt für Arbeitsrecht einholen.
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