Überstunden einklagen: Eigenaufzeichnung kann reichen

Wer Überstunden einklagen will, braucht eine klare Darstellung seiner Arbeitszeiten. Das gilt besonders, wenn der Arbeitgeber keine Zeiten erfasst hat. Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen stärkt Arbeitnehmer in solchen Fällen. Auch nachträgliche Eigenaufzeichnungen können im Prozess ausreichen.

Anmerkung zu LAG Niedersachsen, Urteil vom 09. Dezember 2024, Aktenzeichen: 4 SLa 52/24

Der Fall im Überblick

Die Arbeitnehmerin arbeitete seit April 2012 bei einer Kfz-Werkstatt. Ihr Arbeitsvertrag sah 24 Wochenstunden vor. Sie erhielt dafür monatlich 1.600 Euro brutto. Eingesetzt war sie als Lageristin und kaufmännische Angestellte.

Die Werkstatt beschäftigte nur wenige Arbeitnehmer. Neben der Klägerin arbeiteten dort zwei Kfz-Mechaniker. Auch der Geschäftsführer arbeitete im Betrieb mit. Die Mutter des Geschäftsführers half anfangs im Büro und Lager. Sie schied später aus. Eine Ersatzkraft stellte die Arbeitgeberin nicht ein.

Die Klägerin erledigte viele laufende Aufgaben. Dazu gehörten Telefon, Termine, Ersatzteile und Kundenanfragen. Auch Reparaturannahme, Rechnungen und Kassenführung gehörten dazu. Nach ihrer Darstellung arbeitete sie regelmäßig während der Öffnungszeiten. Meist ging es um Zeiten von 8 Uhr bis 18 Uhr.

Die Arbeitgeberin zeichnete die Arbeitszeiten der Klägerin nicht auf. Die Klägerin verlangte später Vergütung für zahlreiche Überstunden. Dafür legte sie eigene Kalendereintragungen vor. Diese Eintragungen hatte sie nachträglich erstellt. Sie beruhten also nicht auf täglich fortlaufend geführten Arbeitszeitnachweisen.

Die Klägerin stellte ihre Angaben als Mindestzeiten dar. Sie behauptete nicht, jeden Arbeitstag minutengenau gleich gearbeitet zu haben. Nach ihrer Darstellung arbeitete sie mindestens während der Öffnungszeiten. Verspätungen und weitere Abweichungen erklärte sie im Verfahren. Die Arbeitgeberin hielt die Aufzeichnungen dagegen für unglaubhaft.

Das Arbeitsgericht wies die Klage zunächst ab. Es bewertete die nachträglichen Eigenaufzeichnungen als nicht ausreichend. Die Klägerin legte Berufung ein. Das Landesarbeitsgericht sah den Fall anders. Es hielt den Vortrag trotz nachträglicher Erstellung für schlüssig.

Vor dem Landesarbeitsgericht hatte die Klägerin weitgehend Erfolg. Die Arbeitgeberin musste 46.531,42 Euro brutto zahlen. Entscheidend war auch das schwache Bestreiten der Arbeitgeberin. Sie konnte keine eigenen Arbeitszeitaufzeichnungen entgegenhalten. Außerdem fehlte konkreter Vortrag zu einzelnen Arbeitstagen.

Die Entscheidung des Gerichts und ihre Begründung

Das Landesarbeitsgericht sprach der Arbeitnehmerin einen erheblichen Betrag zu. Es hielt ihren Vortrag zu den Überstunden überwiegend für schlüssig. Entscheidend war nicht nur ihre Darstellung. Wichtig war auch das unzureichende Bestreiten der Arbeitgeberin.

Arbeitnehmer müssen Arbeitszeiten konkret darlegen

Ein Arbeitnehmer muss zunächst genau vortragen, wann er gearbeitet hat. Dafür reichen Angaben zu Tagen und Uhrzeiten. Er muss also beschreiben, von wann bis wann Arbeit geleistet wurde. Das gilt auch bei Überstunden.

Das Landesarbeitsgericht fasst die Darlegungslast wie folgt zusammen:

„Für die Darlegung der Leistung von Überstunden gelten dieselben Grundsätze wie für die Behauptung des Arbeitnehmers, die geschuldete Normalarbeit verrichtet zu haben. Wie im Prozess auf Vergütung tatsächlich geleisteter Arbeit in der Normalarbeitszeit genügt der Arbeitnehmer seiner Vortragslast zur Leistung von Überstunden, indem er schriftsätzlich vorträgt, an welchen Tagen er von wann bis wann Arbeit geleistet oder sich auf Weisung des Arbeitgebers zur Arbeit bereitgehalten hat. Mit dem Vortrag, zu bestimmten Zeiten gearbeitet zu haben, behauptet der Arbeitnehmer regelmäßig zugleich, während der genannten Zeiten die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung erbracht zu haben. Das ist für die erste Stufe der Darlegung ausreichend. Sodann ist es Sache des Arbeitgebers, im Rahmen einer abgestuften Darlegungslast substantiiert zu erwidern und im Einzelnen vorzutragen, welche Arbeiten er dem Arbeitnehmer zugewiesen hat und an welchen Tagen der Arbeitnehmer von wann bis wann diesen Weisungen – nicht – nachgekommen ist. Trägt er nichts vor oder lässt er sich nicht substantiiert ein, gelten die vom Arbeitnehmer vorgetragenen Arbeitsstunden gemäß § 138 Abs. 3 ZPO als zugestanden (BAG 4. Mai 2022 – 5 AZR 474/21 – Rn. 24 mwN).“

Die Klägerin hatte ihre Arbeitszeiten anhand von Kalendereinträgen dargestellt. Sie nannte Arbeitstage, Beginn, Ende und Pausen. Das Gericht hielt diesen Vortrag für ausreichend. Die nachträgliche Erstellung schloss die Schlüssigkeit nicht aus. Entscheidend blieb, ob die Angaben nachvollziehbar waren.

Das Gericht verstand die Einträge als Mindestangaben. Die Klägerin behauptete also keine starre minutengenaue Gleichförmigkeit. Sie machte nur die Zeiten geltend, die sie sicher darstellen konnte. Genau deshalb wirkten die Angaben für das Gericht plausibel. Die Zeiten passten außerdem weitgehend zu den Betriebsöffnungszeiten.

Nachträgliche Eigenaufzeichnungen können genügen

Das Urteil ist für Arbeitnehmer besonders wichtig. Es verlangt keine perfekte tägliche Zeiterfassung durch den Arbeitnehmer. Auch nachträgliche Eigenaufzeichnungen können ausreichen. Sie müssen aber konkret und nachvollziehbar sein. Reine Schätzungen ohne Tagesbezug bleiben riskant.

Das Gericht widersprach der ersten Instanz deutlich. Die Glaubhaftigkeit darf nicht vorschnell isoliert verneint werden. Zuerst kommt es auf schlüssigen Vortrag an. Danach muss der Arbeitgeber konkret erwidern. Erst bei widersprüchlichem Vortrag bewertet das Gericht die Wahrheit der Behauptungen.

Für Arbeitnehmer bedeutet das einen praktischen Vorteil. Wer keine offiziellen Zeitnachweise besitzt, ist nicht rechtlos. Nachträglich erstellte Kalender können helfen. Sie sollten aber auf Unterlagen oder Abläufen beruhen. Noch besser sind laufend geführte Notizen.

Fehlende Arbeitszeiterfassung schwächte die Arbeitgeberin

Die Arbeitgeberin hatte keine Arbeitszeiterfassung geführt. Das änderte zwar nicht automatisch die Beweislast. Trotzdem hatte dieser Fehler praktische Bedeutung. Die Arbeitgeberin konnte den Vortrag der Klägerin kaum konkret widerlegen.

Das Gericht betonte die Pflicht zur Erfassung täglicher Arbeitszeit. Dazu gehören Beginn, Ende und Dauer der Arbeit. Auch Überstunden müssen im System erkennbar sein. Wer solche Daten nicht erhebt, verliert wichtige Verteidigungsmöglichkeiten.

Die Arbeitgeberin bestritt die Zeiten nur allgemein. Sie nannte keine konkreten Tage mit abweichenden Arbeitszeiten. Auch einzelne Hinweise, etwa auf einen Optikerbesuch, reichten nicht aus. Ohne genaue Uhrzeiten blieb das Bestreiten zu unbestimmt. Deshalb galten die behaupteten Arbeitszeiten überwiegend als zugestanden.

Die Überstunden waren der Arbeitgeberin zurechenbar

Für Überstundenvergütung reicht reine Anwesenheit nicht immer aus. Der Arbeitgeber muss Überstunden anordnen, billigen oder dulden. Auch notwendige Mehrarbeit kann ausreichen. Diese Voraussetzung prüfte das Gericht gesondert.

Die Klägerin musste während der Öffnungszeiten laufend Kunden betreuen. Telefon, Termine und Kundenanfragen fielen fortlaufend an. Die Arbeitgeberin erklärte nicht konkret, wer diese Aufgaben sonst erledigte. Deshalb ging das Gericht von einer konkludenten Anordnung aus. Die Arbeit verlangte Anwesenheit während der Öffnungszeiten.

Außerdem arbeitete der Geschäftsführer im Betrieb mit. Er konnte die tatsächliche Arbeitsleistung erkennen. Trotzdem traf die Arbeitgeberin keine klaren organisatorischen Regeln. Sie stellte auch keine Ersatzkraft ein. Das sprach für eine Duldung der Mehrarbeit.

Nicht alle verlangten Stunden wurden zugesprochen

Das Gericht erkannte nicht jede behauptete Stunde an. Es berücksichtigte vor allem die Betriebsöffnungszeiten. Von Montag bis Donnerstag zählte es 8 Uhr bis 18 Uhr. Am Freitag berücksichtigte es die Zeit bis 17 Uhr. Jeweils zog es eine Stunde Pause ab.

Damit kam das Gericht auf 44 Wochenstunden. Bezahlt waren aber nur 24 Wochenstunden. Die Differenz musste die Arbeitgeberin vergüten. Für weitere Freitagsstunden nach 17 Uhr fehlte genauer Vortrag. Auch Samstagsarbeit war nicht ausreichend konkret angeordnet dargelegt.

Die arbeitsvertragliche Ausschlussfrist half der Arbeitgeberin nicht. Das Gericht hielt die Klausel für unwirksam. Sie erfasste ausnahmslos alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis. Eine solche Formulierung kann zu weit gehen. Deshalb verfielen die Ansprüche hier nicht.

Welche Folgen hat das für Arbeitnehmer?

Das Urteil zeigt einen wichtigen Grundsatz. Arbeitnehmer sollten Überstunden möglichst genau dokumentieren. Notiert werden sollten Datum, Beginn, Ende und Pausen. Auch kurze Hinweise zu besonderen Aufgaben helfen. Solche Unterlagen können im Prozess entscheidend werden.

Nachträgliche Eigenaufzeichnungen sind nicht automatisch wertlos. Sie müssen aber nachvollziehbar und konkret bleiben. Hilfreich sind Kalender, Chatverläufe, E-Mails oder Kundenkontakte. Auch Öffnungszeiten und Schichtabläufe können Angaben stützen. Je genauer der Tagesbezug, desto besser.

Arbeitnehmer müssen nicht jede einzelne Tätigkeit minutengenau beschreiben. Zunächst genügt ein schlüssiger Vortrag zu den Arbeitszeiten. Danach muss der Arbeitgeber konkret reagieren. Pauschale Aussagen wie „Das stimmt nicht“ reichen oft nicht aus. Besonders schwach ist solches Bestreiten ohne eigene Zeitaufzeichnungen.

Wichtig bleibt aber die Veranlassung der Überstunden. Wer freiwillig länger bleibt, bekommt nicht automatisch mehr Geld. Entscheidend ist der Zusammenhang mit den Arbeitsaufgaben. Überstunden können angeordnet, geduldet oder zur Arbeit notwendig sein. Das sollte im Streitfall nachvollziehbar dargestellt werden.

Praktisch hilfreich sind E-Mails, Dienstpläne und Chatverläufe. Auch Kundenkontakte außerhalb der Normalarbeitszeit können relevant sein. Gleiches gilt für Öffnungszeiten und Personaleinsatz. Wer allein bestimmte Aufgaben abdeckt, sollte dies dokumentieren. So lässt sich Mehrarbeit besser erklären.

Arbeitnehmer sollten zudem Ausschlussfristen prüfen lassen. Viele Arbeitsverträge enthalten kurze Fristen. Unwirksame Klauseln können Ansprüche trotzdem erhalten. Bei Lohnrückstand zählt dennoch schnelles Handeln. Frühzeitige Geltendmachung vermeidet unnötige Risiken.

Das Urteil ist besonders relevant für kleine Betriebe. Auch dort müssen Arbeitgeber Arbeitszeiten organisieren. Die Betriebsgröße entbindet nicht von klaren Strukturen. Wer Arbeitszeit nicht erfasst, schafft Beweisprobleme. Davon können Arbeitnehmer im Streit um Vergütung profitieren.

Über die Kanzlei Hoang in Dortmund

Die Kanzlei Hoang in Dortmund unterstützt Arbeitnehmer bundesweit im Arbeitsrecht. Wir prüfen Ansprüche auf Vergütung, Überstunden und offene Lohnbestandteile. Dabei bewerten wir Arbeitsvertrag, Arbeitszeitnachweise und mögliche Ausschlussfristen. Gerade bei Überstunden kommt es auf saubere Darstellung an. Arbeitnehmer sollten ihre Unterlagen früh zusammenstellen. Wir helfen dabei, Ansprüche strukturiert geltend zu machen.