Datenschutz spielt im Arbeitsverhältnis eine zentrale Rolle – denn kein anderer Bereich des Rechts berührt so viele persönliche Informationen von Arbeitnehmern. Arbeitgeber verarbeiten täglich Daten über Leistung, Verhalten, Krankheit oder private Umstände ihrer Beschäftigten. Doch nicht alles, was technisch möglich oder organisatorisch praktisch ist, ist auch rechtlich erlaubt. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Regeln im Arbeitsrecht für den Datenschutz gelten, was Arbeitgeber speichern dürfen, welche Rechte Arbeitnehmer haben und wie Betriebsräte den Datenschutz im Betrieb überwachen können. Ziel ist, Arbeitnehmern, Betriebsräten und Gewerkschaften ein klares Verständnis über den rechtssicheren Umgang mit Beschäftigtendaten zu vermitteln.
Inhaltsverzeichnis
Bedeutung des Datenschutzes im Arbeitsverhältnis
Der Datenschutz im Arbeitsrecht schützt Arbeitnehmer vor dem Missbrauch ihrer personenbezogenen Daten. Diese Daten reichen von Stammdaten wie Name und Anschrift über Krankheitsinformationen bis hin zu Leistungs- oder Verhaltensdaten.
Rechtliche Grundlage sind vor allem die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Ergänzend kommen arbeitsrechtliche Vorschriften, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen hinzu.
Ziel des Datenschutzes ist es, ein Gleichgewicht zwischen den berechtigten Interessen des Arbeitgebers an der Datenverarbeitung und dem Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers herzustellen. Arbeitgeber dürfen nur die Daten erheben und verarbeiten, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind. Alles darüber hinaus ist grundsätzlich unzulässig.
Datenschutz ist damit nicht nur ein technisches, sondern auch ein arbeitsrechtliches Thema – es geht um Vertrauen, Transparenz und den Schutz der persönlichen Integrität jedes Beschäftigten.
Welche Daten Arbeitgeber verarbeiten dürfen
Nach § 26 BDSG dürfen Arbeitgeber personenbezogene Daten von Beschäftigten nur verarbeiten, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.
Das bedeutet konkret:
– Für die Begründung des Arbeitsverhältnisses dürfen z. B. Bewerbungsunterlagen, Lebensläufe und Qualifikationsnachweise erhoben werden.
– Während der Durchführung des Arbeitsverhältnisses sind Daten wie Arbeitszeit, Gehalt, Fehlzeiten oder Leistungsnachweise zulässig, soweit sie arbeitsbezogen sind.
– Zur Beendigung dürfen Daten verarbeitet werden, wenn sie für Zeugnisse, Abrechnungen oder die Dokumentation rechtlicher Ansprüche notwendig sind.
Datenverarbeitungen, die darüber hinausgehen – etwa zur Leistungsüberwachung, für Marketingzwecke oder zur Auswertung von Verhaltensmustern – bedürfen einer gesonderten Rechtsgrundlage oder der ausdrücklichen Einwilligung des Arbeitnehmers. Diese Einwilligung muss freiwillig, informiert und widerruflich sein.
Besonders sensibel sind Gesundheitsdaten, z. B. Informationen über Krankheiten oder Behinderungen. Sie dürfen nur unter engen Voraussetzungen verarbeitet werden, etwa zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder zur Erfüllung von Fürsorgepflichten.
Datenschutz bei Bewerbungen
Auch Bewerberinnen und Bewerber genießen vollen Datenschutz – obwohl noch kein Arbeitsvertrag besteht. Die im Bewerbungsverfahren erhobenen Daten dürfen ausschließlich zur Entscheidung über die Einstellung verwendet werden.
Wird der Bewerber nicht eingestellt, müssen seine Unterlagen grundsätzlich gelöscht oder zurückgegeben werden. Eine längere Aufbewahrung – etwa zur Abwehr möglicher Diskriminierungsklagen – darf nur mit berechtigtem Interesse und in zeitlich angemessenem Umfang erfolgen (meist höchstens sechs Monate).
Einbeziehung von Online-Profilen, Social-Media-Informationen oder privaten Daten aus dem Internet ist nur erlaubt, wenn diese öffentlich und beruflich relevant sind. Private Inhalte – etwa auf Facebook oder Instagram – dürfen grundsätzlich nicht in die Entscheidung einbezogen werden.
Datenschutz während des laufenden Arbeitsverhältnisses
Während der Beschäftigung ist der Arbeitgeber berechtigt, bestimmte Daten zu erfassen und zu speichern, um das Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß abzuwickeln. Dazu zählen Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Leistungsdaten.
Grenzen bestehen dort, wo eine Verhaltens- oder Leistungsüberwachung beginnt. Videoüberwachung, GPS-Ortung, elektronische Zeiterfassung oder E-Mail-Überwachung sind nur zulässig, wenn sie erforderlich, verhältnismäßig und transparent sind.
Arbeitgeber müssen die Arbeitnehmer über Art, Umfang und Zweck solcher Maßnahmen informieren. Heimliche Überwachungen sind grundsätzlich verboten und nur in absoluten Ausnahmefällen zulässig, etwa bei konkretem Verdacht auf Straftaten.
Auch Zugriffe auf dienstliche E-Mails oder Dateien dürfen nur im Rahmen des Arbeitsverhältnisses erfolgen. Wenn die private Nutzung von E-Mail oder Internet erlaubt ist, gelten besonders strenge Datenschutzanforderungen.
Datenschutz bei Krankheit und Fehlzeiten
Gesundheitsdaten gehören zu den besonders sensiblen Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Arbeitgeber dürfen nur erfahren, dass ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist – nicht jedoch, warum.
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält daher keine Diagnose. Der Arbeitgeber darf sie lediglich zur Lohnfortzahlung und Abwesenheitsverwaltung nutzen. Eine weitergehende Speicherung oder Analyse – etwa über Krankheitsmuster – ist unzulässig.
Auch betriebliche Wiedereingliederungsverfahren (BEM) unterliegen dem Datenschutz. Gesundheitsinformationen dürfen nur verarbeitet werden, wenn der Arbeitnehmer ausdrücklich einwilligt. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
Datenschutz bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie sie für rechtliche Zwecke erforderlich sind – etwa für steuerliche Nachweise oder Arbeitszeugnisse.
Sobald diese Zwecke entfallen, müssen die Daten gelöscht werden. Arbeitgeber sind verpflichtet, sicherzustellen, dass keine unbefugten Zugriffe mehr möglich sind – insbesondere bei der Rückgabe von IT-Geräten oder E-Mail-Zugängen.
Auch gespeicherte Gesundheitsdaten, Leistungsbewertungen oder interne Mitteilungen müssen gelöscht oder anonymisiert werden. Arbeitnehmer haben das Recht, eine Bestätigung über die Löschung ihrer Daten zu verlangen.
Rechte der Arbeitnehmer
Die Datenschutz-Grundverordnung stärkt die Rechte von Arbeitnehmern erheblich. Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten der Arbeitgeber über sie gespeichert hat, woher diese stammen und zu welchem Zweck sie verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO).
Darüber hinaus haben Arbeitnehmer folgende Rechte:
– Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
– Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
– Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
– Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
Verstößt der Arbeitgeber gegen diese Pflichten, können Arbeitnehmer sich an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten, den Betriebsrat oder die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Auch Schadensersatzansprüche nach Art. 82 DSGVO sind möglich.
Rolle des Betriebsrats im Datenschutz
Der Betriebsrat hat nach § 80 Abs. 1 BetrVG die Aufgabe, den Datenschutz im Betrieb zu überwachen. Er achtet darauf, dass die Beschäftigtenrechte eingehalten und datenschutzrechtliche Bestimmungen beachtet werden.
Bei der Einführung technischer Einrichtungen zur Überwachung oder Kontrolle – etwa Zeiterfassungssysteme, Videoanlagen oder Software zur Leistungsanalyse – hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Er kann verlangen, dass Datenschutzkonzepte erstellt, Löschfristen eingehalten und Arbeitnehmer ausreichend informiert werden. Betriebsvereinbarungen können ergänzende Regelungen zur Datensicherheit, Transparenz und Kontrolle enthalten.
Datenschutzverstöße und Sanktionen
Verstöße gegen den Datenschutz können für Arbeitgeber erhebliche Folgen haben. Neben Bußgeldern durch die Datenschutzaufsicht drohen Schadensersatzforderungen durch betroffene Arbeitnehmer und Reputationsschäden.
Auch Arbeitsgerichte haben in den letzten Jahren mehrfach entschieden, dass unzulässige Datenverarbeitungen – etwa heimliche Überwachungen – zu Beweisverwertungsverboten führen können. Das bedeutet: Informationen, die unrechtmäßig erhoben wurden, dürfen in arbeitsgerichtlichen Verfahren nicht verwendet werden.
Für Arbeitnehmer ist das eine wichtige Schutzfunktion. Sie können sich gegen Eingriffe in ihre Privatsphäre wehren und auf Unterlassung oder Löschung klagen.
Zusammenfassung
Datenschutz im Arbeitsrecht schützt Arbeitnehmer vor unzulässiger Datenerhebung und -verarbeitung durch den Arbeitgeber. Er basiert auf der DSGVO, dem BDSG und arbeitsrechtlichen Vorschriften. Arbeitgeber dürfen nur solche Daten verarbeiten, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind, und müssen Transparenz und Verhältnismäßigkeit wahren.
Arbeitnehmer haben umfassende Rechte auf Auskunft, Löschung und Widerspruch. Verstöße können Bußgelder, Schadensersatz und Beweisverbote nach sich ziehen. Betriebsräte haben eine zentrale Rolle bei der Kontrolle der Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen.
Darüber hinaus ist Datenschutz ein wichtiger Bestandteil moderner Arbeitsbeziehungen. Er schafft Vertrauen, schützt vor Überwachung und sorgt für einen fairen Umgang mit persönlichen Informationen.
Fazit
Datenschutz ist mehr als ein bürokratisches Thema – er ist Ausdruck des Respekts vor der Persönlichkeit und Würde der Beschäftigten. Arbeitnehmer sollten ihre Rechte kennen und bei Verstößen konsequent handeln. Arbeitgeber wiederum sind gut beraten, Datenschutz ernst zu nehmen und transparent umzusetzen.
Ein verantwortungsvoller Umgang mit Beschäftigtendaten stärkt das Vertrauen im Betrieb und verhindert rechtliche Konflikte. Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung, Homeoffice und automatisierter Leistungsüberwachung gewinnt Datenschutz im Arbeitsverhältnis weiter an Bedeutung.
Das können wir für Sie tun
Unsere Kanzlei berät und vertritt Arbeitnehmer, Betriebsräte und Gewerkschaften bundesweit in allen Fragen des Arbeitsrechts. Wir prüfen Abfindungsangebote, verhandeln mit Arbeitgebern und unterstützen Sie dabei, Ihre finanziellen Ansprüche durchzusetzen. Wenn nötig, vertreten wir Ihre Interessen vor dem Arbeitsgericht und sorgen dafür, dass Sie Ihre Rechte kennen und nutzen können.
Egal ob Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Sonstiges im Arbeitsrecht – wir stehen Ihnen mit unserer Erfahrung und rechtlichen Kompetenz zur Seite. Kontaktieren Sie uns, bevor Sie etwas unterschreiben, und sichern Sie sich eine fundierte Einschätzung Ihrer Lage. In Ihrer konkreten Situation sollten Sie immer rechtlichen Rat bei einem Anwalt für Arbeitsrecht einholen.
Hinweis: Die Inhalte dieser Beiträge dienen ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Rechtsberatung. Trotz sorgfältiger Recherche kann keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Angaben übernommen werden. Rechtsvorschriften und Rechtsprechung können sich jederzeit ändern. Für eine verbindliche rechtliche Einschätzung wenden Sie sich bitte direkt an uns.